15 yıl boyunca Google ve YouTube gibi teknoloji şirketlerinde tasarımcılık yapan John Zeratsky, iş dünyası, ekonomi ve pazarlama kategorilerinde eserler yazarken çalışırken zamanınızı nasıl kullanmanız gerektiği üzerine epey çalıştı. Zeratsky, kendi takvimini nasıl planladığına büyük bir önem veriyor. Ne tür bir kuruluş için çalışıyor olursanız olun, iş arkadaşlarınız günün her saatinde çeşitli toplantılarla zamanınızdan çalabilir. Çoğumuzun aksine Zeratsky, bu duruma karşı tepkili bir tavır almak yerine olası bir problem ortaya çıkmadan önce önlem almayı tercih ediyor. Zeratsky için iyi bir gün birkaç maddeden oluşuyor. Güne pürdikkat çalışma, yani tamamen odaklanma ve bilişsel sınırları zorlayıcı şekilde çalışma ile başlıyor. Yazarın gün içi planında kendisini enerjik tutmak için yemek molaları ve kısa aralar, e-posta ve diğer görevlerini yönettiği zamanlar, egzersiz ve eşi veya arkadaşları için ayırdığı bölümler yer alıyor. "Her anınız potansiyel bir molaya dönüşüyor" Molaları planlamak genellikle sonradan aklımıza gelen bir düşünce olsa da aslında özellikle önemli bir nokta. Bu fikri çok satan kitap Deep Work (Pür Dikkat) ve A World Without Email (E-postasız Bir Dünya) kitabının yazarı ve bilgisayar bilimi doçenti Cal Newport da destekliyor. Cal Newport "Bu çok ince, psikolojik bir şey ancak ne zaman mola vereceğinizi planlamıyorsanız her an potansiyel olarak mola verebileceğiniz bir zaman oluyor" diyor. Böylece tüm gün kafanızda dönen düşüncelerle bir tartışmaya giriyorsunuz: “Şimdi ara verelim mi? Şimdi e-postaya mı geçmeliyiz? Şimdi sosyal medyaya bakmalı mıyız?” diyor. Yazara göre bu molaları ne zaman alacağınıza dair bir ön planınız yoksa, sürekli bu tartışmayı yaşıyorsunuz. Zeratsky, bunun kazanmaktan daha sık kaybedeceğiniz bir tartışma olduğunu ve sonuç olarak dikkatinizi çok daha fazla dağıldığını, parça pinçik hale geldiğini söylüyor. Fakat bunun bir çözümü var, ajandanızda molalar için yer ayırarak her seferinde kendinizle bu tartışmaya girip zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız. İyi haber şu ki, bu molaların uzun olması gerekmiyor. Colorado Üniversitesi'nin yaptığı araştırmaya göre molalar için ideal süre otuz dakika. Araştırmacılar, öğleden sonrası 30 dakikalık bir yürüyüş molasının aksine, beş dakikalık altı yürüyüş molasının daha etkili bir şekilde enerji verdiğini, odaklanmayı keskinleştirdiğini, ruh halini iyileştirdiğini ve yorgunluk hissini azalttığını söylüyor. Toplantılar arasında birkaç beş dakikalık ara bulmak çok da zor olmasa gerek. Zeratsky için çözüm, molalar dahil tüm bu noktaları göz önünde bulundurarak bir takvim şablonu yapmak oldu. Google Takvim'in içinde bir şablon kullandığını söyleyen Zeratsky, "Bu benim ana takvimim değil; bu, ideal günümün şablonu olan ayrı bir takvim. Tüm temel elemanlara sahip; yemek yediğim zamandan, odaklandığım çalışma bloklarıma, egzersize kadar hepsi" dedi. Yazarın güne sabah 6.30 civarında bir bardak kahveyle, ancak teknoloji olmadan başlıyor. Kahveden sonra, Zeratsky, genellikle o günün en önemli, en odaklanması gereken işi üzerinde çalışmaya başlıyor. Öğleden sonrayı idari görevler ve toplantılara ayırıyor. Zeratsky bir otomatik zamanlama yazılımı olan Calendly'yi kullanıyor. Toplantı için müsaitlik durumunu öğleden sonra bloğunda, genellikle 14.00 ile 17.00 arasında olacak şekilde programlıyor. Bunu 17.00’de egzersiz zamanı ve ardından akşamları sosyalleşme zaman izliyor. Takviminizin kontrolü üzerinde sınırlı bir etkiniz varsa, kontrol alabileceğiniz bazı küçük yollar düşünün. Örneğin, enerjinizi yeniden toplayabilmek için her gün öğle yemeği için 30 dakika ayırabilirsiniz. Ayrıca, kişisel ilgilerinizle uyumlu etkinliklerle günlerinizi nasıl programlayabileceğiniz üzerinde de düşünebilirsiniz. Mesela sağlık sizin için bir öncelikse, toplantılarınız başlamadan önce egzersiz yapmak için zaman ayırabilir ve günün sonunda arkadaşlarınızla veya ailenizle olmak için vakit ayırabilirsiniz. Harekete geçin 1. İdeal gününüz için gereken tüm maddeleri düşünün. Bunlar, aile ile zaman geçirme, egzersiz yapma, odaklanarak çalışma, toplantılar, e-postalar, iş arkadaşları veya arkadaşlarla sosyalleşme, yemekler ve molalar vb. içerebilir. 2. Her aktiviteye en uygun saati düşünün. 3. İdeal bir günün taslağını çıkarın. Sadece çalışma saatlerine odaklanabilir veya Zeratsky'nin yaptığı gibi tüm günü planlayabilirsiniz. 4. Taslağı takviminize iki şekilde yerleştirebilirsiniz. İlk olarak Zeratsky gibi Google Takvim'i kullanabilir ve yeni bir şablon takvim oluşturabilirsiniz. Bu, yalnızca sizin görebileceğiniz ve başkalarının görme yetkisini açıp kapatabileceğiniz bir takvim olacaktır. Alternatif olarak, gerçek takviminizi kullanabilir ve diğer kişilerin takvim üzerinden randevu oluşturmaması için tüm etkinlikleri bu takvimde engelleyebilirsiniz. Boşluklara büyük harflerle yazdığınızda, özellikle de açık bir şekilde belirttiğiniz zaman, “LÜTFEN REZERVASYON YAPMAYIN” gibi, iş arkadaşlarınızın ajandanızdaki öğeleri daha ciddiye alacaktır. 5. Mümkünse gününüzü şablonunuza göre planlamaya çalışın. (Kaynak: The Guardian)